Prendre un nouveau poste est un véritable challenge, et c’est d’autant plus vrai pour les postes à responsabilité, où les attentes sont élevées et la pression est forte. Les dirigeants et managers que j’accompagne dans ces moments de transition doivent déployer beaucoup d’énergie et faire preuve de qualités humaines et relationnelles. Les premiers mois d’une prise de poste sont pour eux une période intense de découverte et d’apprentissage pendant laquelle ils doivent se réinventer, s’adapter et développer parfois de nouvelles compétences.

Pour l’entreprise, l’enjeu est fondamental. Une intégration ratée coûte de l’argent, impacte la performance et provoque des problèmes et des dysfonctionnements dans l’entreprise. Conscients que l’intégration rapide des collaborateurs à leur poste est un facteur de réussite de l’entreprise, les DRH sont de plus en plus nombreux aujourd’hui à mettre en œuvre des plans d’ « onboarding » pour faciliter l’intégration des collaborateurs et à proposer aux nouveaux managers et dirigeants des coaching à la prise de poste.

Qu’est-ce que réussir sa prise de poste ? Selon moi, cela se joue à 3 niveaux, c’est d’abord contribuer à son poste rapidement et au bon niveau, c’est ensuite être accepté et intégré dans l’entreprise et c’est enfin être satisfait et engagé dans son nouveau job.

Dans son très bon ouvrage « 90 jours pour réussir sa prise de poste » Michael Watkins, un spécialiste de la gestion des transitions, nous explique que les 3 premiers mois d’une prise de poste sont déterminants. Selon lui, c’est ce que vous faites au début qui compte le plus et c’est dans cette période que votre manager et vos collègues se formeront une opinion sur vous.

Voici les 5 principaux défis à relever pour réussir sa prise de poste:

1.  Gérer le stress et la surcharge de cette période de transition

Il n’est pas rare de voir des personnes craquer dès les premiers semaines suivant la prise de poste. Rejoindre un nouveau poste dans une nouvelle entreprise, avec de nouvelles équipes, un nouveau n+1, un nouvel environnement, de nouveaux enjeux, c’est immanquablement sortir de sa zone de confort et devoir faire face à un niveau de stress élevé. Dans ce nouveau contexte, beaucoup de choses sont inconnues, les relations sont à construire et le job est à faire. Dans cette période de transition, on a à la fois beaucoup à apprendre et en même temps son travail à faire, la combinaison des 2 provoquant souvent une surcharge de travail pour le nouveau venu. Il y a aussi la pression, celle de faire bonne impression, de faire ses preuves, de s’intégrer correctement dans l’entreprise, de réussir ce pour quoi on a été embauché. Et puis il y a parfois les mauvaises surprises et les déceptions : un environnement plus hostile qu’on ne l’imaginait, une mission un peu différente de celle pour laquelle on avait signé, des faiblesses de l’entreprise dont on n’avait pas conscience, une relation à son manager qui s’annonce plus compliquée que ce qu’on pensait. Tout ceci peut faire de la prise de poste une période de turbulence qu’on doit tenter de traverser avec sérénité. Pour en apprendre plus sur les moyens de faire face à son stress, je vous invite à lire mon article « 6 conseils pour faire face à l’hyperstress ».

2.  Construire des relations : avec son n+1, ses collègues et son équipe

Les premiers mois dans un nouveau poste sont cruciaux pour faire bonne impression sur son n+1, ses collègues et son équipe. Empathie, écoute active et respect des engagements seront essentiels pour construire des relations de confiance au fil du temps. La première relation à privilégier est celle avec son n+1. Le nouveau venu doit être proactif et travailler activement cette relation. Il s’agit d’abord d’apprendre à connaitre son manager, son style, son tempérament, ses priorités et ses besoins. Il faut ensuite s’aligner régulièrement avec lui sur les enjeux et les priorités et prioriser les sujets en fonction de ce qui compte pour lui ou elle. Watkins met l’accent sur l’importance de ménager les attentes de son n+1 en l’informant rapidement si les choses ne se passent pas comme prévues et en lui proposant un plan pour résoudre les éventuels problèmes. Au-delà de son n+1, il est important de créer des relations avec ses collègues et apprendre à connaitre les personnes clefs dans l’organisation avec l’intention de mieux connaitre l’entreprise mais aussi de trouver des alliés à différents niveaux. Enfin, si on est manager, il est fondamental de faire connaissance avec son équipe et passer du temps avec ses collaborateurs pour comprendre leurs attentes et leur mode de fonctionnement, pour évaluer leur forces et enfin recueillir leurs avis et leurs idées sur les problèmes rencontrés et sur ce qui pourrait être amélioré.

3.  Explorer et comprendre son nouvel environnement

Ecouter avant de parler, observer avant d’agir. Lorsque l’on vient de prendre un poste, il faut prendre le temps d’explorer et de comprendre son environnement avant de se forger une opinion trop tôt et de de vouloir apporter des solutions trop rapidement au risque de paraître arrogant et de faire des erreurs. Rencontrer des gens dans l’entreprise et leur poser des questions est le meilleur moyen de le faire. Cette compréhension de l’entreprise et de l’environnement est fondamentale pour réussir son intégration mais aussi sa mission. Son objectif est double, poser le diagnostic pour demain apporter à son niveau les bonnes solutions et connaitre davantage l’entreprise pour s’y intégrer au mieux. On cherchera d’abord à comprendre l’entreprise, son organisation, sa stratégie, ses process. Sa culture aussi, ses codes, ses règles, ses valeurs, c’est-à-dire les principes qui guident les comportements et les décisions dans l’entreprise. Dans cette phase d’exploration, il y aura l’information officielle et l’information implicite, avec parfois d’ailleurs un décalage important entre ce qui est dit officiellement et ce qui est vécu réellement. Ensuite, il sera intéressant de passer du temps à comprendre les besoins et enjeux des départements et services avec lesquels on devra interagir pour demain faciliter la communication et la collaboration avec eux. Enfin, il sera essentiel de se concentrer sur son service / département pour comprendre ses enjeux, ses besoins et ses challenges.

4.  Clarifier sa mission, ses responsabilités et ses objectifs

Pour réussir, il faut savoir à quoi la réussite ressemble. Même si cela a déjà été discuté avant la prise de poste, Il est fondamental de clarifier à nouveau sa mission, ses responsabilités et ses objectifs une fois en poste. Et ce travail doit être fait en étroite collaboration avec son manager. Il ne s’agit pas seulement de définir mais également de prioriser ses responsabilités et ses objectifs, en phase avec les attentes de son manager. Ce travail de clarification peut se faire régulièrement car les priorités peuvent évoluer. Une fois les objectifs fixés, il faut négocier les moyens nécessaires et le calendrier adapté pour y parvenir. On pourra ensuite décider de rendez-vous réguliers avec son manager pour faire le point sur les avancées réalisées.

Une prise de poste réussie nécessite également de rester concentré sur les objectifs et les besoins de son poste. Cela signifie de privilégier dans les premiers mois de la prise de poste ce qui est important plutôt que ce que l’on préfère faire. Cela implique aussi de prendre conscience des compétences nécessaires pour mener à bien sa mission. Et si certaines compétences nous manquent, il faudra les développer, en suivant des formations, en se faisant coacher ou encore quand c’est possible, en délégant cette compétence à un membre de son équipe.

5.  Contribuer dans les 3 premiers mois : planifier, communiquer et agir

Après 3 mois, on tirera déjà un premier bilan de votre prise de poste. Vous devrez asseoir votre légitimité et rassurer votre employeur en même temps.

Il vous faut d’abord préparer un plan d’action avec plusieurs échéances, un plan à 3 ans, à 12 mois, à 3 mois. Et pour chaque échéance, définissez des objectifs atteignables. Il s’agit pour vous dans chaque période de rechercher des résultats à court terme tout en faisant avancer des objectifs à plus long terme.

Ce plan, il faut que vous le validiez avec votre n+1 et que vous puissiez le communiquer à votre équipe. Ce plan impliquera des changements pour votre équipe, ce qui entraînera nécessairement du stress et peut être de la résistance. C’est pourquoi il est essentiel que vous fixiez clairement le cap en veillant à expliquer les raisons du changement (le pourquoi), en partager votre vision (le quoi) et en précisant les moyens d’y parvenir (le comment). Soyez progressif dans la mise en œuvre de ce plan et flexible pour pouvoir ajuster vos actions en fonction des obstacles rencontrés ou des informations nouvelles que vous recevrez au fil du temps.

Enfin, Il vous faut dans les 3 premiers mois « des quicks wins » , des résultats rapides, facilement mesurables et qui nécessitent peu d’efforts ou dépenses, qui vous permettront d’imprimer votre empreinte, de booster votre confiance, de créer de la valeur pour l’entreprise et de rassurer votre manager et votre entourage professionnel.

 

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David Chouraqui, Executive Coach spécialisé dans l’accompagnement des transitions